Market Stok Sayımı Nasıl Yapılır? Adım Adım Stok Sayım Rehberi

Bir markette kâğıt üzerindeki stok ile raftaki stok zamanla birbirinden uzaklaşır. Yanlış okutulan ürünler, kırılan ve bozulan mallar, sisteme girilmeyen alışlar ve maalesef hırsızlık bu farkın başlıca sebepleridir. Stok sayımı, bu farkı ortaya çıkarıp kayıtları gerçeğe eşitleyen işlemdir. Düzenli yapılan sayım, sipariş kararlarınızın doğru veriye dayanmasını sağlar.

Özetle

• Yılda bir-iki genel sayımı, her hafta farklı bir reyonun sayıldığı parça sayımla birleştirin.
• Sayımdan önce bekleyen tüm alış ve iadeleri sisteme girin.
• Ürünleri isimle değil barkodla sayın; büyük farkları mutlaka tekrar sayın.
• Farkları stok düzeltme kaydıyla kayda geçirin ve tekrarlayan kayıpları izleyin.

Stok sayımı neden önemlidir?

• Gerçek kârı gösterir: Kayıtta görünen ama rafta olmayan ürünler, kâğıt üzerindeki kârı şişirir.
• Kayıpları ortaya çıkarır: Hangi ürün grubunda kayıp yaşandığını görmek, önlem almanın ilk adımıdır.
• Sipariş hatalarını önler: Sistem "10 adet var" derken rafta 2 adet varsa, ürün tükendiğinde fark edersiniz.
• Son kullanma tarihlerini kontrol ettirir: Sayım sırasında tarihi yaklaşan ürünler fark edilir ve öne alınır.

Ne sıklıkla sayım yapmalı?

İki yaklaşım birlikte kullanılabilir:

• Genel sayım: Tüm mağazanın bir seferde sayılmasıdır. Yılda bir ya da iki kez, genellikle dükkânın kapalı olduğu bir zamanda yapılır.
• Dönemsel (parça parça) sayım: Her hafta farklı bir reyon ya da ürün grubu sayılır. Sigara, alkollü içecek, kişisel bakım gibi değerli ve kayba açık ürünler daha sık sayılmalıdır.

Ürün grubuna göre örnek bir sayım takvimi:

İpucu: Parça parça sayım, dükkânı kapatmadan kayıtları sürekli güncel tutmanın en pratik yoludur. Her pazartesi sabahı tek bir reyonu saymak, yıl sonundaki büyük sayımı da kolaylaştırır.

Sayım öncesi hazırlık

1. Tarih ve kapsam belirleyin: Hangi reyonların, hangi gün ve saatte sayılacağını önceden planlayın.
2. Bekleyen kayıtları tamamlayın: Sayımdan önce gelen tüm alış faturalarını ve iadeleri sisteme girin. Aksi hâlde sayım farkı yanlış çıkar.
3. Rafları düzenleyin: Aynı ürünü tek bir yerde toplayın, depodaki ürünleri de sayım listesine dahil edin.
4. Sayım sırasında satışı yönetin: Mümkünse sayılan reyonda sayım bitene kadar satış yapmayın ya da sayım saatini en sakin zamana denk getirin.
5. Ekibi bölün: Büyük mağazalarda "biri sayar, biri yazar" yöntemi hataları azaltır.

Sayım nasıl yapılır?

Sayımı hızlandırmak ve hataları azaltmak için:

• Raflarda soldan sağa, yukarıdan aşağıya sabit bir yön izleyin.
• Barkod okuyucu kullanarak ürünü okutun, adedi girin. Ürünü isimle aramak, benzer ürünlerin karışmasına yol açar.
• Koli içindeki ürünleri koli adediyle değil, satış birimiyle sayın.
• Hasarlı ve son kullanma tarihi geçmiş ürünleri ayrı bir yere ayırın ve ayrı listeleyin.
• Sayılan rafı işaretleyin; aynı yerin iki kez sayılmasını önler.

Sayım farkları nasıl değerlendirilir?

Sayım bittiğinde sistemdeki miktarla sayılan miktarı karşılaştırın. Farkları yorumlarken:

• Büyük farkları tekrar sayın: Hatanın sayımda mı, kayıtta mı olduğunu doğrulayın.
• Benzer ürünlere bakın: Bir üründe fazla, benzerinde eksik varsa kasada yanlış ürün okutulmuş olabilir.
• Alış kayıtlarını kontrol edin: Girilmemiş bir fatura, "eksik" görünen ürünün sebebi olabilir.
• Tekrarlayan kayıpları not edin: Her sayımda aynı ürün grubunda eksik çıkıyorsa, ürünün yerini kasaya yakın bir rafa almayı düşünün.

Farklar netleştikten sonra kayıtları sayım sonucuna eşitleyin. EsnafPOS market otomasyonunda bu işlem stok düzeltme ile yapılır; düzeltme kaydı sayesinde hangi ürünün ne zaman, ne kadar düzeltildiği geriye dönük görülebilir.

Sayım dışında stoğu doğru tutmanın yolları

İyi bir sayım, düzgün tutulan günlük kayıtların üzerine kurulur:

• Her alışı sisteme girin: Toptancıdan gelen mal girilmezse, stok daha ilk günden eksik görünür.
• Her satışı okutun: "Sonra girerim" denilen satışlar sayım farkının en yaygın sebebidir.
• İadeleri kaydedin: Müşteri iadesi ve tedarikçiye iade, stoğu değiştiren işlemlerdir.
• Kritik stok uyarısı kullanın: Çok satan ürünlere uyarı miktarı tanımlayın. Program, azalan ürünleri listeleyerek siparişi unutmamanızı sağlar.
• Stok raporunu düzenli inceleyin: Uzun süredir satılmayan ürünler, raf yerinizi ve sermayenizi boşa harcar.

Sonuç

Stok sayımı, marketin sağlık kontrolüdür. Planlı hazırlık, barkodla sayım ve farkların dikkatle incelenmesi, kayıpları azaltır ve siparişlerinizi gerçek veriye dayandırır. Günlük kayıtlar düzgün tutulduğunda sayım farkları küçülür, sayım da her seferinde daha hızlı biter.